Phân chia công việc theo mức độ quan trọng của nó:
1-Việc rất quan trọng cần làm ngay
2-Việc quan trọng nhưng không cần làm ngay và bao giờ thì phải làm
3-Việc có ích nhưng không quan trọng lắm, để lúc nào sẽ bố trí sau
4-Việc râu ria không quan trọng, làm thì làm không thì thôi
...
Và có thể phân chia chi tiết hơn nữa cho mỗi mục,ví dụ trong mục 1 thì có những việc nào và việc nào phải làm trước.
Sau khi lên danh sách thì dự tính thời gian hoàn thiện cho từng công việc, cố gắng tính toán chi tiết, ví dụ việc a cần 15 phút, việc b cần 1 tháng, việc c cần...cả đời...từ cái bản kế hoạch ấy rồi bắt tay vào thực hiện theo thứ tự ưu tiên từ 1 đến 4.
Kế hoạch làm việc thì có thể lên theo ngày, theo tuần, theo tháng...Ví dụ tối nay sẽ lập kế hoạch cho ngày mai, có những việc gì? phân chia theo mức độ quan trọng, từ mấy giờ đến mấy giờ làm gì...cứ thế thực hiện, cho dù hoàn thành hay không cũng phải tuân thủ kế hoạch, rồi đến tối mai lại tổng kết ngày hôm nay hoàn thành được bao nhiêu phần trăm? có việc gì phải để mai mới xong được?phải tăng cường độ làm việc lên bao nhiêu để đạt được kế hoạch và nếu không đạt được thì ảnh hưởng đến kế hoạch cả tuần, cả năm thế nào? liên tục cải tiến để rút ngắn thời gian thao tác cho mọi việc như bố trí chỗ làm việc gọn gàng,các dụng cụ tiện sử dụng, không mất thời gian tìm kiếm lục lọi...
Ối xời! ra làm bi thuốc lào đã, bố trí cái này cũng lâu lắm, cứ từ từ...